Gruppmöte
Sedan även komma fram till om ni ska ha för slags arrangemang?
- Ska det vara dresscode/tema?
- Vilket datum hade ni tänkt er?
- Namn på arrangemanget?
- Vilka lokaler skulle passa ert arrangemang?
- Vilken målgrupp riktar ni er till?
- Hur ska det finansieras?
- Behövs marknadsföring/biljettförsäljning/inbjudningar?
Helt enkelt vad är det ni strävar mot.
Sedan bör planeringen sätta fart!
Planering
·
Att planera ditt arrangemang väl kommer ge dig möjligheten till att kunna överblicka ditt projekt på ett mycket smartare sätt och även upptäcka eventuella problem som skulle kunna dyka upp.
Avlägg mer tid till de olika momenten så att ni fortfarande håller er tidsbegränsning även om problem uppstår.
Lägg ett tidsschema från början till slut och avlägg mer tid än vad ni tror behövs samt en deadline till alla gruppmedlemmars uppgifter.
- Gör en tidsplanering i form av tabell eller kalender, där ni har dagar/veckor/månader i spalter. Exempelvis:
- Det är viktigt att skriva ner de viktigaste prioriteringarna till projektet.
- Avlägg mer tid till ”små saker” än vad ni tror ni behöver.
- Skriva ner vad varje sak ni behöver köpa kommer att kosta så att ni enkelt kan få en hel summa på vad det är ni behöver köpa in.
- Ställ frågan till er själva om vilka företag det är ni kan tänka er jobba tillsammans med om det skulle gälla bidrag/sponsorer.
- Vilka är det ni skulle behöva kontakta för att uppnå det ni planerat.
- kom alltid ihåg att det finns 30 frågor om hur/var/när/vilka för varje sak ni lägger till i er planering.
Försök att hålla ert tidsschema och försök se in i framtiden och var kritiska till alla momenten. Och lägg några extra luckor i planeringen till saker som kan dyka upp längst vägen.
OBS! Få inte panik utan gör det bästa av situationerna och kom ihåg att alla i gruppen sitter i samma båt.
Saker att tänka på
Alla dessa små saker som ger dig tillgång till det du egentligen vill ha. Därför är planeringen en stor del av arbetet.
Ekonomi
Det är viktigt att kolla upp alla kostnader tidigt så ni inte blir förvånade när slutsumman kommer. Det kommer alltid komma oväntade småkostnader som man inte heller tänkt på som deposition, marknadsföringsresor och ett antal andra saker beroende på vad ni gör.
Att öppna ett bankkonto är väldigt smidigt ifall ni har valt att söka sponsorer och eventuell biljettförsäljning så att alla i gruppen kan komma åt pengarna. Detta gör du genom att gå till närmsta bank, men du måste tänka på att vara arton år för att göra detta, annars ta med en vårdnadshavare.
Att få pengar till en fest är enklast genom sponsring. Sponsring kan vara krävande och ta tid, så lägg gärna ner lite extra tid på detta moment.
Tips för sponsring:
– Skriv en offert och en budget som ni kan ge företaget/personen ni vill ska sponsra er så de får en överblick över vad ni ska spendera pengarna på.
– Hitta företag som skulle passa för just ert evenemang, oftast är det företag/personer med intresset för det ni håller på med.
– För att hitta sponsring till biljetter och affischer är det smart att gå till en tryckfirma som kan erbjuda ett billigare pris om ni exempelvis trycker deras namn/logga på affischen.
– Att ringa kan verka enkelt, smidigt och bekvämt men detta är inte lika effektivt som det tros då ni inte framstår lika seriösa och ni ger företaget/personen enklare att tacka nej eftersom det inte blir lika personligt.
– Ta er tid att gå runt till de ni vill ska sponsra er, visa upp vad ni planerat och vad ni vill ska hända med erat evenemang. Försök även att sälja in er. Var positiva, glada och öppna när ni gör detta så går det oftast bra.
– Om ni går till större företag som t.ex. Kicks så kommer dessa bara vilja sponsra med saker, vilket kan vara bra ifall ni vill ha goodiebags att dela ut under evenemanget.
– Försök söka hos lokala företag då de är mer villiga att skänka en slant.
– Gör ni ett evenemang med skolan så kan ni söka pengar hos er elevkår/elevråd och är andra skolor även inbjudna kan ni också söka hos dessa skolors kårer/råd. Även kan ni söka bidrag hos SECO som är Sveriges elevråds centralorganisation.
Lokalen
Viktigt att tänka på när du står inför valet till vilken lokal som ska passa ert evenemang.
– Är evenemanget hemma bör du kolla upp med de som bor med dig och dina grannar om det är okej att du utför detta. Ni bör även tänka på att plocka undan ömtåliga saker så inget går till skada och spärra av områden du inte vill ska besökas. Anpassa dig efter dina inbjudna gäster.
– Är evenemanget större kan det vara bra att hyra en gårdslokal eller någon annan lokal i närheten av där du bor. Här lär du tänka på att inget lär förstöras och lämna lokalen så som den såg ut som början. Det är även viktigt att följa de regler som ofta finns för lokalen.
– Har du planerat ett stort evenemang kan du behöva ta in ordningsvakter, dj, bartenders med mera. Du kan höra med lokalens ägare ifall respektive kan hjälpa dig med detta. Annars kan du kolla upp via internet efter det du söker. En större lokal kan vara att hyra in sig på en större nattklubb eller liknande. Viktigt att tänka på då är att du får ett bra avtal med ägaren och se till att få det nedskrivet på papper vad ni kommit överrens om.
- Om evenemanget kräver hotell/nattklubbslokal så bör ni tänka på att det kan behövas läggas ut en deposition samt att ni tar med er ett papper på era uppgifter och vad det är för evenemang ni har planerat.
Var beredda på att ändra om vissa saker i planeringen och kunna förhandla och kompromissa med de ni har lokalen hos.
Marknadsföring
Ifall ni planerat en större fest är det bra att använda sig av marknadsföring. Detta kan kosta en del beroende på hur ni väljer att göra detta.
Olika sätt man kan göra detta på är:
- Att skapa ett evenemang på Facebook gör det enklare att bjuda in folk och få andra att se evenemanget. Då får man även en uppskattning på hur många som planerat komma.
- Sätta upp affischer på tillåtna ställen så som anslagstavlor och dylikt. Tänk på att göra dessa i udda färger då de ger mer uppmärksamhet och inte försvinner i mängden. Tänk även på att kolla till affischerna så de inte blivit nedrivna, om detta skulle hända, sätt upp nya.
- Att göra en egen hemsida gör det enklare att sprida rykten om evenemanget och får det framstå som mer professionellt. På hemsidan kan man även ha en gästbok där folk kan kontakta er om funderingar och liknande. Att bygga en hemsida gratis kan du göra på exempelvis blogg.se, be gärna någon datakunnig vän hjälpa dig. Tänk även på att ha en attraherande design. Efter evenemanget kan ni även lägga upp vimmelbilder från festen.
- Om man vill göra det enkelt för sig kan man gå ner på stan och dela ut flygblad.
Hypea festen är det allra bästa alternativet. Detta kan göras på så otroligt många vis. Ni kan be era vänner att sprida ryktet om evenemanget, samarbetar ni med företag kan dessa hjälpa till att sprida ryktet. Gör du en fest för olika skolor kan du be elevråden/elevkårerna på skolan att hjälpa till.Avslutning
Om projektet inte går igenom som planerat eller inte alls ska ni ändå vara stolta över det ni gjort. På vägen har ni lärt er mycket.
Bra jobbat!
